Sáng ra tôi luôn danh thời gian đọc những câu hỏi của mọi người và hôm nay tôi thấy 1 bạn hỏi rất hay bạn ấy muốn tôi chia sẻ kinh nghiệm và những sai lầm của vị trí bạn ấy làm là kế toán kho.
Thế thì nhân tiện đây kế toán xây dựng sẽ viết những gì mình am hiểu và các lỗi để giúp các bạn từ đó mà rút ra được bài học của chính mình.
Nói dài quá rồi, thế thì Thái Sơn (kế toán xây dựng) xin đi thẳng vào vấn đề luôn nhé!
- Vấn đề 01: Các sai lầm về chứng từ kế toán
- Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan như:
- Mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu
- Các phiếu chu, phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng
- Phiếu chi, phiếu chi thiếu định khoản kế toán,thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan trong đó phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ; không ghi dòng “ Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”“ Chứng từ gốc kèm theo…
- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ như:
- Một số khoản chi trên 100.000 đồng không có Hóa đơn tài chính
- Các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi..; không phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh, đơn vị hạch toán vào chi phí như chi ngày 8.3, chi cho tài trợ, ủng hộ, khen thưởng cá nhân trong công ty…Như vậy bạn phải điều chỉnh lấy từ quỹ
- Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính như vậy bạn cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế như:
- Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn kèm theo. Đúng ra phải có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ để khống chế mức chi thôi
- Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí thực tế của doanh nghiệp
- Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không có chứng từ gốc kèm theo
- Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc kèm theo
- Chi phí tiền nước, tiền điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế công ty...
- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ như:
- Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình
- Ngày trên Đề nghị thanh toán sau ngày Hóa đơn tài chính
- Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic
- Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ như:
- Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền.
- Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giải thể hiện công tác lưu động trên 15 ngày/háng
- Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm
- Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ
- Chi từ Quỹ Dự phòng mất việc làm cho đào tạo tại chức CBNV, không có tài liệu giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động bị mất việc làm.
- Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa đầy đủ địa chỉ, số chứng minh thư của người bán hàng
- Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không có định mức
- Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.
- Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng
- Chi phí sửa chữa lớn đó ghi nhận vào tăng nguyên giá TSCĐ nhưng không có Biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian sử dụng ước tính của tài sản sau sửa chữa là cơ sở trích khâú hao của đơn vị
- Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử di học, Chương trình kế hoạch học tập làm việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính
- Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm
- Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời đính kèm
- Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.
- Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào
- Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật của người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa và dịch vụ
- Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nào
- Một số hợp đồng khi ký kết hợp đồng kinh tế còn căn cứ theo pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989.
- Hồ sơ mời thầu không yêu cầu nhà thầu cung cấp các tài liệu đã thực hiện cho gói thầu tương tự để có tiêu chí đánh giá chính xác, … Ngoài ra trong hồ sơ thầu cũng không yêu cầu nhà thầu gửi kèm theo Báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập hoặc quyết toán thuế của nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu của các gói thầu xây lắp chỉ yêu cầu là "doanh thu, lợi nhuận trước và sau thuế có mức tăng trưởng hoặc duy trì ở mức ổn định" nhưng không nêu rõ cụ thể mức ổn định đó là như thế nào.
- Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà cung cấp này, tuy nhiên không có giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
- Một số hợp đồng mua vật tư, hàng hoá trong điều khoản cam kết đã ghi rõ thời gian bên bán phải giao hàng nhưng khi thực hiện bên bán đã giao hàng chậm so với quy định. Tuy nhiên đến khi thanh toán và thanh lý hợp đồng chưa có Biên bản xác nhận nguyên nhân chậm tiến độ và chưa đề cập đến vấn đề vi phạm điều khoản tiến độ thực hiện hợp đồng.
NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KẾ TOÁN VÀ KINH NGHIỆM THỰC TẾ
BỘ VIDEO KẾ TOÁN EXCEL MIỄN PHÍ
Bộ video hướng dẫn chi tiết việc lập file Báo cáo tài chính trên phần mềm Excel . Chi Tiết - Đơn Giản - Dễ Làm
- Vấn đề 02: Các sai lầm về hạch toán
- Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng
- Ví dụ: Một số khoản chi phí do bỏ sót từ những năm trước đơn vị đang hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không theo dõi hạch toán trên Tài khoản " chi phí khác" theo quy định
- Hạch toán khoản tiền gửi có kỳ hạn trên TK 112
- Hạch toán vốn cho vay ngắn hạn Ngân hàng A trên TK 112
- Hạch toán khoản vay lấy lãi trên TK 112
- Hạch toán một số NV không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần
- Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời
- Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền ví dụ:
- Một số đơn vị lập phiếu thu và hạch toán trước khi thực thu tiền dẫn đến số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán chênh lệch so với kiểm kê thực tế tại thời điểm kết thúc niên độ, nguyên nhân là do cuối tháng kế toán đã lập phiếu thu và hạch toán doanh thu đối với khoản doanh thu thực hiện trong tháng nhưng đến tháng sau các đơn vị cấp dưới mới nộp tiền về quỹ.
- Kế toán đơn vị căn cứ vào Hóa đơn mua bán hàng của các bộ phận gửi về để hạch toán khoản thu tiền của khách hàng, do đó không phản ánh chính xác thời điểm chuyển tiền của các bộ phận
- Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định. Ví dụ khi thu bưu điện phí của các đơn vị đều có quy định: “Định kỳ hàng ngày, các đối tượng thuê thu có trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện quyết toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ khách hàng...”, tuy nhiên các đối tượng thuê thu không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.
- Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch
- Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng)
- Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt
- Các công nợ phải thu TK 131: Phải thu khách hàng TK 1368: Phải thu nội bộ
- Các khoản nợ phải thu chưa có đủ Biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo quy định
- Gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi về thấp
- Công nợ phải thu chênh lệch giữa sổ kế toán và Biên bản đối chiếu công nợ, chưa xác định được nguyên nhânRiêng các doanh nghiệp xây dựng, đa số không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có chênh lệch và có nhiều khoản công nợ không có đối tượng rõ ràng
- Một số đơn vị chưa mở sổ theo dõi nguyên tệ
- Việc mở sổ kế toán chi tiết chưa đảm đảm bảo yêu cầu của chế độ kế toán.
- Một số khoản nợ phải thu khác của các đối tượng khác nhau đang theo dõi chung trong cùng một mã chi tiết công nợ
- Một số đối tượng công nợ được mở nhiều sổ kế toán chi tiết để theo dõi (kể cả trường hợp cùng một loại giao dịch kinh tế), thể hiện trên nhiều tài khoản nên không thể bù trừ được công nợ
- Đơn vị không liên kết mã khi hạch toán nên có sự chênh lệch giữa sổ cái và sổ chi tiết
- Chưa theo dõi công nợ theo tuổi nợ và không lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu, phải trả để đánh giá khả năng trả nợ, thu hồi các khoản nợ (nợ dưới 1 năm, Nợ quá hạn từ 1-2 năm, Nợ quá hạn từ 2-3 năm, Nợ quá hạn từ 3 năm trở lên, khó đòi
- Một số khoản khách hàng chuyển trả tiền về dịch vụ đã cung cấp nhưng kế toán đơn vị không rõ thu về nội dung gì nên vẫn thể hiện là khoản người mua trả tiền trước. Thực chất là một khoản doanh thu.
- Hạch toán vào công nợ phảI thu các khoản chi phí treo
- Hạch toán vào công nợ phải thu các khoản chi phí hay giá trị vật tư mà chưa tập hợp đầy đủ chứng từ, hợp đồng chưa phê duyệt nên đơn vị chưa ghi nhận chi phí và ghi nhận tăng vật tư, hàng hoá, tài sản.
- Cho cán bộ nhân viên vay không lấy lãi đang phản ánh trên Tài khoản Phải thu khác, trong khi công ty lại đang đI vay để có vốn triển khai các hoạt động đầu tư, sản xuất kinh doanh.
- Chưa hạch toán điều chỉnh số dư công nợ theo kết quả xử lý của Tòa án
- Chưa hạch toán lãi phải thu nợ quá hạn mặc dù trên Biên bản đối chiếu công nợ đã tính và khách hàng ký chấp nhận thanh toán
- Hạch toán nhầm mã công nợ chi tiết
- Thực hiện Bù trừ công nợ phảI thu phảI trả không cùng một đối tượng
- Chưa thực hiện bù trừ công nợ của một KH, cùng một nội dung công việc
WOW! ĐÂY CHÍNH LÀ KIẾN THỨC TÔI CẦN
Cám ơn bạn đã ủng hộ và lắng nghe. Nếu những chia sẻ này hay và cực hay thì bạn hãy cho tôi 1 lời CẢM NHẬN TẠI ĐÂY nhé! hoặc bạn có thể tham gia những khóa học phía dưới của tôi để chúng ta cùng nhau trao đổi kỹ hơn trong khóa học. Nếu bạn biết ai đang cần đến những khóa học này hãy giúp tôi chia sẻ tới họ nhé!
- Khóa học Kế Toán Xây Dựng online TẠI ĐÂY
- Khóa học Kế Toán Tổng Hợp Thực Chiến TẠI ĐÂY
- Khóa học Kế Toán Thương Mại Dịch Vụ online TẠI ĐÂY
- Khóa học Kế Toán Sản Xuất online TẠI ĐÂY
- Khóa học Kế Toán Xuất Nhập Khẩu online TẠI ĐÂY
- Khóa học Ôn Thi Đại Lý Thuế online TẠI ĐÂY
Nơi chia sẻ kinh nghiệm kế toán xây dựng
- Xem thêm: Kinh nghiệm quyết toán thuế
- Xem thêm: Hồ sơ thanh quyết toán công trình
P/S: Nếu bạn chưa có thời gian thực hành theo những kiến thức này, đừng quên share về tường facebook để lưu lại kiến thức này và học kế toán xây dựng online khi cần nhé.