Quy trình làm BCTC trên Excel

1.1 - Các bạn vào số dư đầu kỳ “ bảng cân đối phát sinh tháng /quý “ để thực hiện nhập số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ này , đồng thời chúng ta sẽ khai báo tên Khách hàng , Nhà cung cấp 

1.2 - Tiếp theo chúng ta sẽ hoàn thành nhập số dư đầu kỳ của Nguyên vật liệu , hàng hóa tại các Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn của 152 - 153 -155 -156

1.3 - Chuyển lãi ( lỗ ) năm nay về năm trước ( Căn cứ vào số dư đầu kỳ TK 4212 trên Bảng CĐTK để chuyển ). Việc thực hiện này được định khoản trên Nhật ký chung và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm

- Kết chuyển Lãi Lỗ năm trước sang năm nay( căn cứ vào số dư TK 421 – TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối) trên Bảng Cân đối phát sinh Tài khoản của năm trước): đưa ra 2 TH

TH 1: Nếu TK 4212 có số dư bên Nợ: ta xác định rằng Doanh nghiệp này tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh năm trước là Lỗ.

Chúng ta thực hiện bút toán kết chuyển

Nợ TK 4211 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm trước

Có TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay

TH 2 Nếu TK 4212 có số dư bên Có: ta xác định rằng Doanh nghiệp này tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh năm trước là Lãi

Chúng ta thực hiện bút toán kết chuyển

Nợ TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm nay

Có TK 4211 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước

1.4 Hạch toán chi phí thuế Môn bài phải nộp trong năm nay

Chúng ta sẽ hoạch toán bút toán:

Nợ TK 6422 - CP Quản lý Doanh nghiệp

Có TK 3338 – Các loại thuế khác

Khi nộp thuế Môn bài: Kế toán hạch toán theo 2 TH:

TH1: Nếu nộp bằng Tiền mặt Việt Nam Đồng – TK 1111

Nợ TK 3338

Có TK 1111

TH2: Nếu nộp thuế bằng chuyển khoản - Tiền Việt Nam Đồng gửi Ngân hàng – TK 1121

Nợ TK 3338

Có TK 1121

​2.1: Trường hợp liên quan đến TK 331, TK 131

a : Nếu phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới

– Thì phải khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản ( Mã khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới khai báo.

VD: Phải thu của Công ty A ( là khách hàng mới ).

Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Công ty A với mã Khách hàng là: 1311 hoặc 131A ( Khai báo phía dưới Tk 131 ) ( Việc khai báo mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )Việc đặt mã là để chi tiết cho Nhà cung cấp, sao cho dễ nhớ và tuyệt đối không được trùng lặp.

Bước 2: Hạch toán bên NKC theo mã TK ( Mã KH ) đã khai báo cho Công ty A là 131A

b : Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131 và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.

2.2 : Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ ( tức liên quan đến TK 242, 214 )

- Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.

3 : Trường hợp mua hoặc bán hàng hoá:

a : Trường hợp mua hàng hoá:

- Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào, chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng “ Cồng tiền hàng “ trên hoá đơn mua vào

- Bước 2: Đồng thời về Phiếu nhập kho, khai báo chi tiết từng mặt hàng mua theo hoá đơn vào phiếu nhập kho:

+ Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng háo thì quay vê DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập

+ Nếu mặt hàng mùa vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo

- Bước 3: Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng như sau: ( Có thể lập bảng tính riêng cho việc phân bổ chi phí).

Chúng ta hoạch toán trên nhật ký chung . kế toán sản xuất

Sau đó các bạn vào phiếu nhập kho tương ứng để phân bổ chi phí cho mặt hàng được vận chuyển " Theo công thức ở trên "

b : Trường hợp bán hàng hoá:

- Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng bán ra, chỉ hạch toán chung vào TK 5111 ( đối với doanh nghiệp xây dựng 5112 ) tổng số tiền ở dòng” Cộng tiền hàng “ trên hoá đơn bán ra.

- Bước 2: Đồng thời về Phiếu Xuất kho, khai báo chi tiết từng mặt hàng bán ra theo Hoá đơn vào Phiếu XK.

+ Để lấy được Mã hàng xuất kho, ta quay về Danh mục hàng hoá để lấy.

+ Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán: Vì Công ty áp dụng phương pháp tính gía xuất kho là phương pháp “ Bình quân cuối kỳ “ , nên cuối tháng mới thực hiện bút toán này để tập hợp giá vốn hàng bán trong kỳ.

* Chú ý:- Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, chưa có đơn giá xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất TỒn kho- Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập – Xuất – Tồn thì sử dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập – Xuất – Tồn về PXK

​1. Hạch toán các bút toán về tiền lương cuối tháng

2. Trích khấu hao tài sản cố định

3. Phân bổ chi phí trả trướng dài hạn, ngắn hạn ( nếu có)

4. Kết chuyển thuế GTGT

5. Tập hợp giá vốn hàng bán

6. Kết chuyển các khoản doanh thu

7.Kết chuyển chi phí

8. Kết chuyển lãi ( lỗ) trong kỳ

Bước 4.1. Lập bảng Tổng hợp phải thu khách hàng- TK 131:

–Dùng VLOOKUP tìm DMTK về
– Cột tên khách hàng IF và VLOOKUP
– Dư Nợ và Dư có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng về.
– Cột Dư NỢ đầu kỳ: = VLOOKUP của CĐPS kỳ trc
– Cột Dư Có đầu kỳ: = VLOOKUP của CĐPS kỳ trc
– Cột số phát sinh Nợ và phát sinh Có, sử dụng hàm SUMIF tập hợp từ NKC về.
– Cột số phát sinh Nợ = SUMIF trên NKC
– Cột số phát sinh Có = SUMIF trên NKC
– Cột dư Nợ và dư Có cuối kỳ, dùng hàm Max
– Cột dư Nợ cuối kỳ: = MAX ( Dư nợ Đk + PS nợ - Dư có ĐK –PS có,0)
– Cột dư Có cuối kỳ: = MAX( Dư có ĐK + PS có – Dư nợ ĐK – Ps nợ,0)

Bước 4.2. Lập Bảng tổng hợp Phải trả khách hàng – 331
Cách làm tương tự như bảng tổng hợp TK 131

Bước 4.3. Lập sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng;

– Riêng sổ quỹ tiền mặt và sổ Tiền gửi ngân hàng chúng ta không thể chuyển sổ trên NKC mà phải tính riêng 2 sổ này, vì 2 loại sổ này có mẫu sổ khác so với các sổ chi tiết TK, sổ tổng hợp TK khác

+. Cách lập sổ Quỹ tiền mặt: ( Dữ liệu lấy từ sổ Nhật Ký Chung)
– Cách lập công thức cho từng cột như sau: Trên sổ quỹ tiền TM, xây dựng thêm 3 ô: Tháng báo cáo; Tài khoản báo cáo ( là TK 1111); Nối tháng và TK cáo cáo.
– Ô nối tháng và TK báo cáo = K6&”;”&L6 ( dùng tính số dư dầu kỳ theo từng tháng)
– Cột ngày tháng: = dùng hàm IF trên nhật ký chung
– Cột Diễn giải: = dùng hàm IF trên nhật ký chung
– Cột Tài khoản đối ứng: = dùng hàm IF trên nhật ký chung
– Cột thu: = dùng hàm IF trên nhật ký chung
– Cột Chi: = dùng hàm IF trên nhật ký chung
– Cột số phiếu thu: ="PT"&" "&IF(G14<=0," ",COUNTIF($G$14:G14,">0"))
– Cột số phiếu chi: ="PC"&" "&IF(H14<=0,"",COUNTIF($H$14:H14,">0"))
– Dòng số dư dầu kkỳ dùng hàm SUMIF lấy trên bảng CDPS chi tiết của từng tháng.

Để tính được số dư đầu kỳ của từng tháng trên Sổ quỹ TM thì ta phải xây dựng bên phải bảng “Cân đối phát sinh tháng” của các tháng thêm 2 cột:
– Cột BC: Gõ số tháng tại dòng tương ứng với TK 111 của Bảng CĐPS và coppy cho những dòng tiếp theo của tháng đó ( làm cho tất cả các tháng).
– Cột “ Nối tháng và TK báo cáo” : =I9&”;”&A9 ( Là dãy điều kiện cho hàm SUMIF)

Sau đó dùng hàm SUMIF để tính ra số dư đầu kỳ trên sổ Quỹ TM;
= dùng hàm SUMIF trên bảng CĐPS
– Cột tồn tiền cuối ngày dùng hàm Subtotal:
Cú pháp hàm: = $J$9+Subtotal(9,E$11:E11)-Subtotal(9,H$11:H11)
– Dòng cộng số phát sinh : Dùng hàm subtotal
– Dòng số dư cuối kỳ: Dùng công thức đơn giản như sau:
Dư cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Tổng thu – Tổng chi.
( Sổ quỹ TM được lập cho cả kỳ kế toán, Bạn muốn xem tháng nào thì lọc tháng đó lên, Cụ thể có ở phần in sổ)

Bước 4.4.Lập sổ tiền gửi ngân hàng:
– Cách làm tương tự như sổ quỹ tiền mặt. Nhưng cột số hiệu và Ngày tháng chứng từ thì công thức tương tự như cột Ngày tháng ghi sổ.

Bước 4.5. Lập bảng Cân đối phát sinh năm:
– Có 2 dạng bảng cân đối phát sinh năm:

+/ Dạng bảng chi tiết: thì lập tương tự như Cân dối phát sinh tháng, với danh mục tài khoản là danh mục chi tiết, số liệu tập hợp từ NKC của cả năm.
+/ Dạng bảng tổng hợp:
– Bảng này là bảng tổng hợp, nên được lập cho tài khoản cấp 1 ( trừ 333)
– Số liệu được tập hợp từ NKC của cả năm

Cách làm:
– Trên Nhật Ký chung. Xây dựng thêm cột TK cấp 1.
– Sử dụng hàm LEFT cho cột TK cấp 1 để láy về TK cấp 1 từ Cột TK Nợ/ TK Có trên NKC.
– Cột mã TK, tên TK: Dùng hàm VLOOKUP hoặc Coppy từ DMTK về, sau đó xoá hết TK chi itết( trừ các TK chi tiết của TK 333 )
– Cột dư Nợ và dư Có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS tháng 1 về ( phần dư đầu kỳ)
– Cột phát sinh Nợ, Phát sinh có: Dùng SUMIF tổng hợp ở nhật ký chung về ( dãy ô điều kiện vẫn là cột TK Nợ/TK có )
– Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ: Dùng hàm MAX
– Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL (Lưu ý: Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333)

Bước 4.6. Cách lập báo cáo tài chính cuối năm:

a. Bảng cân đối kế toán ( Bảng này lập theo thời điểm – 31/12/N ,)
( Để bảng cân đối kế toán đúng thì Tổng Tài Sản phải bằng tổng Nguồn Vốn)

Cách làm:
– Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “ Bảng Cân Đối Kế toán “ Năm trước.
– Cột số năm nay: Chuyển số liệu của các TK từ loại 1 đến loại 4 ( phần số dư cuối kỳ ) trên bảng CĐPS năm và ghép vào từng chỉ tiêu tương ứng trên Bảng CĐKT. Ví dụ : Chỉ tiêu [110]- “ Tiền và các khoản tương đương tiền “ bằng (=) Số dư Nợ cuối kỳ của các tài khoản 111 + TK 112 + TK 121 ( đối với các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn dưới 3 tháng ).
– Riêng đối với các chỉ têu liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp ( người bán ) thì căn cứ vào Bảng Tổng Hợp TK 131, 331